21.09.2016 Аварийные ситуации в торговых центрах

Как работать с арендаторами, чтобы такого не случалось: реальные истории взаимодействия арендаторов и ТЦ

Андрей Филатов, региональный директор Zeppelin об особенностях технической реорганизации помещений в ходе ротации в ТЦ

Сегодня, когда уровень ротации арендаторов в торговых центрах вырос многократно, знание простых правил технической подготовки помещений – залог спокойной работы всего объекта.

Любая ротация арендаторов в действующем объекте недвижимости должна соответствовать не только концепции торгового центра, но и требованиям нормативно-технической документации, правилам ТЦ.

Если в здании установлены и действуют строгие правила, регламентирующие жизнедеятельность объекта, никаких особенностей по технической реорганизации помещений формулировать не приходится. Но, к сожалению, на практике таких документов часто либо нет, либо они не соблюдаются.

Поэтому сегодня грамотная ротация – это вовлеченность в процесс и координация деятельности всех участников: арендаторов (бывшего и нового), администрации ТЦ и технической службы (либо сторонней управляющей компании), служб безопасности и клининга.

А после меня хоть потоп

Полный цикл ротации начинается с освобождения помещения при расторжении договора аренды. На данном этапе задействуются все службы ТЦ. После урегулирования финансовых вопросов, определения сроков и условий освобождения помещения, составляется план-график освобождения помещения. Идеально, когда уходящий арендатор приводит его в состояние «как было», то есть убирает или демонтирует все конструкции и коммуникации. В последующем это облегчает подбор нового арендатора, имеющего собственные архитектурные, дизайнерские и стилистические решения в оформлении магазина. Но в некоторых случаях, особенно на небольших площадях, целесообразнее оставить выполненные неотделимые улучшения (напольное покрытие, стены, потолок, электропроводку и прочую инженерию).

К сожалению, иногда арендатор проводит демонтаж оборудования без контроля со стороны управляющей компании, что может привести к печальным последствиям, как это произошло в крупном красноярском ТЦ, когда арендатор не уведомил УК о проведении демонтажных работ. При работе с подвесным потолком рабочие сорвали сплинкера системы водяного пожаротушения. В результате был запущен пожарный сценарий во всем ТЦ, затоплены соседние магазины, испорчен товар. Всего этого можно было избежать, если бы заранее была привлечена управляющая компания, которая смогла бы использовать для исключения риска затопления дренированный водопровод.

Техническая служба или УК обязательно должны контролировать работы арендатора, который освобождает помещение. В частности, УК контролирует согласование объемов демонтажных работ, фиксирование показаний потребления ресурсов (электричество, вода, тепло и прочие). Техническая служба или УК проводит обеспыливающие, защитные мероприятия (монтаж защитного / декоративного баннера на витражной группе, барьерные средства обеспыливания и др.), отключает коммуникации (электро-, водо-, холодо-, теплоснабжения, канализации, дренирование системы водяного пожаротушения и автоматической пожарной сигнализации при необходимости проведения каких-либо работ на них, а также системы контроля управления доступом и т.п.). Кроме того, УК следит за соблюдением норм пожарной безопасности при проведении огневых работ (при их необходимости), демонтажных работ и их соответствия утвержденному плану (объемы, сроки, время проведения шумовых работ). Также проводится контроль вывоза строительных отходов и материалов. По окончании этого процесса составляется и подписывается Акт приема-передачи.

Отсутствие контроля со стороны технической службы или управляющей компании приводит к многочисленным рискам и убыткам для ТЦ, причем как материального, так и имиджевого характера. Наиболее часто встречаются такие неприятные последствия, как неоплата потребленных ресурсов, повреждение инженерных систем и причинение ущерба третьим лицам (затопление, обесточивание, пожар и прочее). К другим распространенным проблемам относят проникновение пыли и шума в местах общего пользования и торговых галереях, вывоз под шумок «чужого» имущества, повреждение дверных проемов и технических коридоров, оставленный в помещении мусор.

Говоря об имиджевых «убытках», стоит вспомнить пример из одного сибирского города, где ТЦ класса «В+» продал помещение джинсовому магазину, не ознакомившись предварительно с архитектурными решениями проекта. В результате в торговом ряду появился магазин с дешевым товаром и отделкой в стиле «кантри». Таким образом, торговый центр получил отдел, выбивающийся из торгового ряда и диссонирующий с общей концепцией.

Не менее интересен пример из другого регионального центра, когда при проектировании нового магазина не был предусмотрен деформационный шов в напольном покрытии. Через месяц работы плитка отошла от пола и повредилась, после чего было выполнено повторное проведение работ по укладке напольного покрытия, т.е. средства были потрачены вторично.

Кто на новенького?

Когда появляется новый арендатор, который устраивает ТЦ и соответствует его концепции, также важно вовлечь в работу техническую службу или управляющую компанию. На этапе брокериджа в компетенцию УК входит участие в показе помещений потенциальным арендаторам совместно с коммерческой службой, определение технической возможности на изменение мощностей и выдача технических условий. Далее привлеченная служба организует выдачу технической документации для проектирования, планировки, проверяет проект на соответствие требованиям нормативно-технической документации (СНИПы, ГОСТы и т.д.), внутренним требованиям концепции и выданным ТУ. После предоставления проектной документации происходит выдача замечаний и согласование всех разделов проекта нового помещения.

Далее участниками процесса согласуется план-график производства работ, отражающий не только сроки, но и объем, режим проведения работ, завоза материалов, оборудования.

Техническая служба или управляющая компания осуществляет контроль мероприятий по обеспечению безопасности (назначение ответственных за производство работ, за пожарную безопасность, обеспечение пыле-, шумоизолирующих барьеров и пр.), занимается подключением временного энергообеспечения и учетом потребления ресурсов на период проведения работ. Также отключение или, наоборот, подключение инженерных систем, участие в проведении испытаний систем и их приемка в эксплуатацию, интеграция в общую систему ТЦ входят в зону ответственности УК. Техническая служба управляющей компании контролирует выполнение работ и монтаж оборудования и осуществляет приемку в эксплуатацию помещения по окончании производства работ. Далее необходимо разграничить балансовую принадлежность и эксплуатационную ответственность.

Все перечисленные выше мероприятия должны быть отражены в правилах ТЦ. Отсутствие таких регламентирующих документов, либо отсутствие должного контроля, а также не привлечение профессиональной управляющей компании и прочих специализированных служб приводит к негативным последствиям и для объекта, и для собственника. Навредить могут отсутствие профессионального опыта у администрации, желание максимально быстро, но порой в ущерб долгосрочному развитию и прибыли, сдать помещение.

Пример негативного опыта - ТЦ в Новосибирске, где в погоне за целью «продать любой ценой» пустующее помещение, допустили арендатора к отделке помещения без согласования проектов с технической службой или УК. В результате после проведения строительных работ в помещении управляющая компания обнаружила смонтированный двухэтажный лабиринт на деревянной основе, выполненный со всеми возможными нарушениями норм пожарной безопасности. Инспектор пожнадзора выдал предписание о закрытии ТЦ до устранения нарушений. А в дополнение к тому арендатор выставил требование о компенсации понесенных затрат, ведь его допуск к работам был разрешен. «Заморозка» помещения на время строительства и урегулирования всех конфликтов затянулась на полгода и, соответственно, аренда за это время не оплачивалась. Избежать потери времени и денег помогло бы привлечение управляющей компании на стадии согласования ТУ.

Важно не забывать, что в процесс ротации арендаторов также обязательно должны быть задействованы службы безопасности и клининга, контролирующие процесс в рамках своих компетенций в соответствии с правилами ТЦ. В этом взаимодействии открывается множество нюансов, которые необходимо согласовывать, чтобы не навредить объекту и его арендаторам. В противном случае арендодатель рискует столкнуться с тем, что не сможет обеспечить соблюдение установленных в здании норм безопасности и регулярную уборку вновь арендуемых помещений на должном уровне. Кроме того, арендодатель рискует своими посетителями, которые будут вынуждены столкнуться с загрязненностью объекта из-за проводимого в помещении ремонта.

Так, например, случилось в Новосибирске, когда арендатор изменил мощность системы холодоснабжения, заменив доводчики. Собственник понадеялся на свои силы и не привлек УК к процессу. В итоге монтаж был произведен неверно, а система не заработала. На привлечение специалистов, исправивших ситуацию, были, конечно же, потрачены дополнительные средства.

Примеров можно приводить множество: от самых незначительных (непрезентабельный внешний вид витражей из-за использования старого баннера, попадание строительной пыли в торговую зону, шум) до более серьезных, таких, как несоответствие установленного оборудования выделенным нагрузкам, аварии на инженерных системах, пожар, разрушение несущих перегородок и обрушение зданий. А вывод один: привлечение управляющей компании на этапе съезда предыдущего арендатора и заезда нового поможет сэкономить, а в некоторых случаях даже сохранить здание в целости.

Источник: CRE Radio

← Вернуться назад