Вопрос разработки бюджета эксплуатационных расходов регулярно возникает перед управляющими компаниями. Так, например, им задаётся собственник объекта недвижимости, когда решает провести тендер, или якорный арендатор, который желает убедиться в адекватности запрашиваемой ставки. А иногда даже потенциальный покупатель интересуется данной информацией.
Одни ненавидят этот бюджет за то, что в структуре «пирога» общих расходов их бизнеса эксплуатационные составляют львиную долю. Для других, напротив, умение обосновать бюджет и своевременно проиндексировать его в сторону увеличения — вопрос выживания на рынке.
На практике существуют и, в зависимости от конкретной ситуации, применяются три основных метода оценки стоимости эксплуатации недвижимости: доходный, сравнительный и затратный.
Доходным методом чаще всего пользуются девелоперы или первичные покупатели объектов. В этом случае величина эксплуатационных расходов «привязывается» к планируемым показателям доходности объекта. По нашему опыту, для бизнес-центр класса «С» эксплуатационный бюджет должен укладываться в границы 9–12%, для БЦ класса «В» нормой являются 7–9%, а для БЦ класса «А» оптимальные эксплуатационные затраты должны составлять 5–7% от валового дохода. К сожалению, уже на следующий год «жизни» объекта недвижимости собственник сталкивается с необходимостью существенно скорректировать расходы на эксплуатацию, определённые доходным способом, и не всегда в сторону их сокращения.
Сравнительный метод используется, например, оценщиками и консалтинговыми компаниями в тех случаях, когда налицо дефицит времени и нет возможности достоверно рассчитать доходную часть объекта. Рынок анализируется на предмет «аналогов», и опрашивается большое количество респондентов. Конечно, существует вероятность, что эта работа будет проведена качественно и полученные результаты совпадут с рассчитанными доходным методом, но ожидать от такого бюджета эксплуатационных расходов (БЭР) высокой степени достоверности и адекватного постатейного распределения затрат не приходится. Соответственно, и принимать на его основе выверенные управленческие или финансовые решения мы бы не рекомендовали.
Именно по этим причинам на вторичном рынке коммерческой недвижимости абсолютное большинство собственников при формировании бюджета на эксплуатацию прибегают к расходному методу, основанному на анализе эксплуатационных затрат.
Однако и здесь имеется своя специфика, прямо зависящая от «судьбы», которую собственник уготовил своему активу, т. е. от возможных вариантов его дальнейшего использования. Если объект уже выставлен на продажу, то и стратегия его собственника при формировании эксплуатационного бюджета заключается в минимизации расходов на плановую текущую эксплуатацию, в т. ч. на сокращение обслуживающего персонала, отказ от значительной части планово-предупредительных ремонтов и регламентных работ. Максимум, на что будут без задержки выделяться средства в этом случае — аварийно-диспетчерское обслуживание и «предпродажная подготовка».
Если же объект используется как долгосрочный инструмент извлечения стабильной прибыли или в качестве залога, то и подход к БЭР иной — скрупулёзный, можно даже сказать академический, без необдуманной экономии.
При выборе того или иного механизма планирования эксплуатационных расходов объекта недвижимости надо учитывать не только задачи и цели, которые будет преследовать собственник, но и функциональное назначение: офисное ли это здание, торгово-развлекательный центр или логистический комплекс. Так, например, в ТРЦ одинаковой площади с офисным зданием доля расходов на клининг, вертикальный транспорт (лифты) и охрану будет существенно больше. В логистическом же комплексе круглосуточная, но преимущественно ночная, специфика работы значительно повлияет на ФОТ персонала.
О персонале
Бюджетирование расходным методом основывается, прежде всего, на применении отраслевых нормативов, СНиПов, соответствующих постановлений и подзаконных актов, но с обязательной поправкой на существующие рыночные реалии (альтернативная стоимость подобных услуг у субподрядных компаний) и практический опыт УК.
Так, при определении количества необходимого персонала для уборки прилегающей территории нормативы установлены, исходя из её площади, вида покрытия, интенсивности пешеходного или автомобильного движения, продолжительности холодного и тёплого периодов года, а также количества дней с твёрдыми и жидкими осадками. Нормативная численность персонала для внутренней уборки зависит от типов и функционального назначения помещений, их площади и заставленности мебелью, типов напольных покрытий, количества санитарных зон, места и вида мусоросборников и др.
Численность и режим работы сотрудников, задействованных в технической эксплуатации объекта, определяется на основе специализированных регламентов, исходя из состава имеющегося оборудования и инженерных систем, а также количества работающих в здании людей и общей площади объекта.
Рыночное регулирование
В то же время не ко всем эксплуатационным расходам можно механически применить подход, основанный на отраслевом нормировании. Расходы на управление, оплату юридических и бухгалтерских услуг, расходы на оказание дополнительных услуг арендаторам, вознаграждение УК и т. д. регулируются рыночными механизмами.
Наш опыт говорит о том, что расчёт ресурсов, необходимых для эксплуатации объекта недвижимости, только на основе действующих отраслевых нормативов и технических регламентов, без учёта ситуации на рынке и пожеланий заказчика, приводит к необоснованному завышению стоимости данной услуги для собственника.
С чего начать
Первичное формирование бюджета эксплуатационных расходов объекта происходит, как правило, на этапе обращения собственника (арендатора) в УК с запросом на подготовку коммерческого предложения. Собственники, для которых данный тендер не первый, уже имеют достаточно подробное техническое задание. Для «новичков», зачастую, помощь в разработке ТЗ оказывает УК.
Реже случается, что сотрудничество УК с будущим заказчиком начинается на стадии технического консалтинга в ходе эксплуатационного аудита проектных решений, исполнительной документации и сопровождения строительства. Такой подход позволяет собственникам избежать технических ошибок, которые могут повлечь за собой существенные дополнительные расходы при эксплуатации объекта. Существуют и «антипримеры». Так, в портфеле контрактов нашей компании присутствует объект класса «В+» площадью 7 000 кв.м., новые собственники которого по итогам 2012 года были вынуждены незапланированно затратить свыше 10 млн рублей на устранение строительных недоделок и ошибок проектировщиков.
Безусловно, на рынке существуют такие специалисты и управляющие компании, которые способны разработать бюджет эксплуатационных расходов и подготовить коммерческое предложение без выезда на объект, только на основании ТЗ. Мы придерживаемся другой модели. Направлению ком. предложения предшествует обязательный осмотр объекта, оборудования и систем, а также опрос заказчика о его пожеланиях и представлении о запрашиваемых услугах.
Следующие шаги
В дальнейшем, по результатам обследования объекта специалистами УК, изучения ожиданий заказчика, анализа и оценки технической документации, управляющая компания формирует годовой бюджет эксплуатационных расходов объекта недвижимости с необходимым набором основных услуг: коммерческое управление, техническая эксплуатация и обслуживание, комплексная уборка внутренних помещений и прилегающей территории, организация службы парковки, организация службы ресепшен, обеспечение безопасности объекта и т.д.
Возможны варианты
Наша компания предлагает своим клиентам два варианта планирования бюджета эксплуатационных расходов: закрытый (closed-book) и открытый (open-book).
Бюджет open-book собственник и УК согласовывают разово, на срок действия договора. Далее управляющий ежемесячно корректирует произведённые фактические расходы либо учитывает полученную экономию и перерасход, прежде чем направить отчёт к собственнику для оплаты. Такой вид планирования бюджета, как правило, используют собственники объектов, так как он позволяет прозрачно подтверждать арендаторам расходы на содержание объекта. Полученная таким способом экономия переносится на следующий период. Однако для заказчика бюджет open-book, за счёт более сложного документооборота, влечёт за собой необходимость иметь в своём штате специалистов для контроля и анализа предоставляемых УК отчётов.
При закрытом бюджете (closed-book) управляющая компания и собственник фиксируют среднемесячную величину планируемых расходов исходя из годового бюджета, которые далее не пересматривают. Таким образом, собственник ежемесячно не корректирует фактические расходы, а УК может самостоятельно перераспределять ресурсы в рамках фиксированной стоимости. Риски перерасхода Исполнитель в данном случае берёт на себя.
Детализация бюджета эксплуатационных расходов объекта может быть различной, в зависимости от пожеланий собственника, но, как правило, предполагает следующие обязательные разделы:
- ФОТ персонала, соц. выплаты, подготовка, аттестация, допуски, страховка сотрудников;
- Расходы по комплексной уборке;
- Расходы на эксплуатацию и ТО инженерных систем, в т. ч. привлечение подрядных компаний для проведения специализированных работ;
- Оснащение объекта спец. оборудованием и инвентарём;
- Спецодежда, транспорт, питание, связь;
- Расходные материалы и ЗиП, включённые в бюджет;
- Расходы на дополнительные услуги, включённые в бюджет;
- Расходы на управление;
- Вознаграждение УК.
Причём всё, что связано с персоналом — это постоянная затратная часть бюджета. А субподрядные и периодические работы, ЗиП и материалы — его переменная часть.
Мы рекомендуем клиентам не включать в эксплуатационный бюджет затраты на расходные материалы либо включать минимальный лимит. Используя такую схему, собственник получает следующие преимущества:
- точную информацию о расходах по эксплуатации объекта недвижимости, накопление необходимой статистики;
- экономичное бюджетирование, так как оплачиваются только фактически произведённые в отчётном месяце расходы.
В результате эксплуатации объекта в течение года УК обогащается опытом, благодаря которому может внести изменения в бюджет следующего года, позволяющие улучшить состояние объекта за счёт возможных неучтенных расходов и рассмотреть какие-либо варианты экономии.
На чём бы сэкономить?..
Оптимизация эксплуатационных затрат, безусловно, возможна и она предполагает целый набор решений, позволяющих экономить без ущерба для объекта недвижимости. При этом нельзя забывать, что данные меры временные и собственнику целесообразно доверить их реализацию профессионалам, т. е. специализированным управляющим.
Уже благодаря только приглашению УК для участия в тендере или для проведения аудита эксплуатационных расходов, собственники гарантированно получат предметную информацию о примерном размере и способах возможной оптимизации бюджета. Зачастую так и происходит: под видом конкурсов собственниками проводятся так называемые мониторинги, которые не подразумевают дальнейшего сотрудничества с приглашёнными управляющими компаниями, а имеют своей целью лишь получение объективных данных о реальной величине необходимых эксплуатационных расходов для последующего использования собственными службами эксплуатации объекта.
Рекомендую собственникам подходить к оптимизации эксплуатационного бюджета разумно, по следующему принципу: административные расходы, стоимость услуг персонала, расходы на клининг и охрану. И только в последнюю очередь задумываться осокращении бюджета на техническую эксплуатацию.
Так, например, расходы на персонал сокращаются путём перевода сотрудников на совмещения или неполный рабочий день, а некоторые виды регламентного обслуживания оборудования — на сетевые выезды по графику и аварийным заявкам. Хороший эффект приносит и внедрение систем автоматической диагностики и диспетчеризации инженерных систем.
Сэкономить расходы по уборке можно, заменив маленькие контейнеры на большие и применив пресс-компакторы. Позволят сократить эксплуатационные расходы современные технологии и передовые инженерные решения. Например, эффективной альтернативой механической чистке системы вентиляции является её прочистка сухим льдом. Также сегодня возможно проведение водоподготовки без использования химических препаратов с помощью акустической электромагнитной системы.
Оптимизация статей «услуги на аутсорсинге», «расходные материалы» и «ЗиП» заключается в пересмотре условий сотрудничества с поставщиками ТМЦ или услуг. Необходимо не только минимизировать объёмы их потребления, но и снизить закупочные цены за счёт привлечения других, более гибких поставщиков, предлагающих аналогичные по свойствам, но более дешёвые варианты соответствующей продукции.
… а на чём экономить нельзя
Но нельзя забывать о том, что существует ряд затрат, экономить на которых нецелесообразно, так как это может привести к более существенным расходам в дальнейшем. Невыполнение графиков ППР и регламентных работ при техническом обслуживании инженерного оборудования приводит к серьёзным поломкам.
Например, если перестать ежеквартально обслуживать фэнкойлы, то сначала выйдут из строя гидравлические узлы и вентиляторы, засорятся теплообменники, а затем — последует отказ всей системы. Закупка же и замена нового оборудования обойдётся в десятки раз дороже стоимости его планового обслуживания. Если регулярно не менять фильтры в системе вентиляции и кондиционирования, это может привести к неприятным запахам, засорению вентиляционных решёток, потолков и стен. Это, в свою очередь, приведёт к увеличению затрат на клининг и, в дальнейшем, на косметический ремонт.
И главное — доведённые до аварийного состояния инженерные системы создают неблагоприятные условия для арендаторов, которые могут направить собственнику претензию, потребовать снижения арендной платы или даже расторжения договора аренды.
Таким образом, все шаги по оптимизации эксплуатационных расходов объекта должны быть тщательно взвешены. Изучив возможные направления экономии, УК должна на 100% убедиться, что данные мероприятия не навредят жизнедеятельности объекта, и только после этого направлять свои предложения собственнику.
В заключение хотелось бы отметить, что скрупулёзно выверенный бюджет эксплуатационных расходов объекта коммерческой недвижимости жизненно необходим всем участникам процесса. Собственникам он позволяет получить реальную и прогнозируемую финансовую картину, а также превращает объект недвижимости в эффективный залоговый инструмент. Управляющим — подтвердить свою профессиональную репутацию и без недоразумений и конфликтов с заказчиками получить заслуженное вознаграждение.
Автор: Андрей Кротков, генеральный директор «Zeppelin».
Facility Manager
