17.10.2018 Максим Сергеев: «Технологии Smart Office: перспективы развития и ситуация в России»

Диджитализация — один из трендов, заставляющий бизнесы меняться и адаптироваться под новые запросы как клиентов, так и сотрудников компании. На сегодняшний день обе стороны ежедневно получают уникальный опыт, работая со смартфонами, пользуясь современными сервисами, решая по-новому привычные задачи. Именно такой опыт и формирует перспективные ожидания от своего работодателя, подрядчиков, бизнес-партнеров. Smart Office — один из ответов бизнеса на подобные ожидания, попытка использовать современные наработки в различных областях и скорректировать бизнес-процессы компании.

Smart Office — комплексное понятие,  включающее адаптивное, технологичное, функциональное, эргономичное бизнес-пространство и современные инженерные системы, цифровые технологии, архитектуру, мебель, материалы, климат, звуковое оформление. И, возможно, самое важное — изменение подходов к работе, методологии, переосмысление классических бизнес-процессов и постоянное их совершенствование, создание подходящей среды для подобных трансформаций.

Мы в Zeppelin выделили для себя несколько направлений, по которым сегодня идет развитие идеологии Smart Office.

Для архитектуры и рабочих пространств офиса характерна организация зон мозговых штурмов, командной работы. Все они оснащены интерактивными smartboards с возможностью как отображения информации, так и проведения конференций, презентаций, одновременной онлайн-работы в группах по всему миру переговорных комнат. И в противовес таким творческим зонам создаются приватные уединенные места, где можно поработать со своим ноутбуком, пообщаться по телефону в тишине. В том числе, стоя, если есть такая потребность. Часть рабочих мест все чаще не персонифицируется. Предусматриваются трансформации офиса и потенциальное изменение предназначений помещений, исходя их текущих задач. По материалам приоритет отдается экологичным современным решениям, акцент делается на звукопоглощающие разработки.

Режим работы офисов все чаще становится 24/7, это характерно для компаний, имеющих офисы или клиентов в разных странах и часовых поясах. Как дополнение, реализуются фитнес-залы, помещения для йоги и иных занятий, позволяющих переключаться с одного типа деятельности на другой.

Далее выделяется персонализация как попытка минимизировать отвлечения сотрудников на внешние факторы, создание уникальной обстановки для персонала или групп людей. Как правило, реализуется на базе мобильных приложений. Функции, которые встречаются в различных формах: интеллектуальная парковка (указание свободных или специализированных парковочных мест),  маршрут по зданию к конкретному помещению, заказ сервисных услуг (кафетерий, обеды, курьеры, канцелярия), быстрый доступ к facility-службам (техническая поддержка, клининг, IT-поддержка, охрана), управление климатом, освещением, звуковым оформлением в выделенной зоне.

Для кадровиков и рекрутеров уже давно стало новой реальностью, что претенденты на должность или даже уже действующие сотрудники компании, относящиеся к поколению Y (родившиеся после 1981 г.), настолько чувствительны к вышеперечисленным удобствам, что, при прочих равных условиях, не задумываясь отдадут предпочтение работодателю, офис которого более Smart, Digital и Friendly.

Не менее важно, чтобы управляющая компания, занимающаяся обслуживанием, была способна интегрироваться для приема и обработки обращений, подающихся данным способом. В компании должны быть свои отработанные процессы, реализовано мобильное приложение, предусмотрена возможность интеграции с сервисами современных арендаторов.

Далее можно выделить переход на максимальный аутсорсинг непрофильных направлений. Сегодня, чтобы печатать, не нужно покупать принтеры, не нужно самостоятельно организовывать поставки обеспечения офиса водой, следить за запасом и т.п. Шаринг-идеология проникает в мышление, и на ряду с общими рабочими местами и пространствами появляются общие сервисы печати, внешние ЦОДы, облачные хранилища. А базовые сервисы типа технической эксплуатации и клининга уже давно передаются на аутсорсинг в профессиональные управляющие компании.

Отдельного упоминания заслуживает аналитика использования умных офисов. Сегодня собираются статистические данные, на базе которых строятся тепловые карты и выявляются помещения, которыми пользуются меньше или же, наоборот, помещения, пользующиеся высоким спросом. Имея такую информацию, проводится анализ и непопулярные помещения дооснащаются необходимым оборудованием или трансформируются и меняют предназначение. Отсюда вытекает еще одно направление – максимальная утилизация ресурсов как человеческих, так и оборудования, площадей, сервисов.

Завершим обзор безопасностью – для IT систем сегодня это новый вызов. Сложность, скорость появления и распространенность систем способствуют появлению большого кол-ва мест, которые потенциально могут быть использованы злоумышленниками. Тут основная рекомендация – ориентироваться на качественные сервисы и проводить независимые аудит безопасности.

При планировании офиса типа Smart выделяются несколько сложностей. Удорожание проекта, особенности при разработке ТЗ и проектировании, малое количество подрядчиков в данной сфере, низкая эффективность для существующих объектов (без реконструкции), растущая сложность конфигурирования при интеграции систем, неготовность основной части вендоров, ориентированных на стандартные решения? к подобным экспериментам.

Базовая рекомендация – привлекать профессиональных консультантов для проработки архитектурной составляющей, а на втором этапе – привлечь управляющую компанию к описанию инженерных решений, исходя из опыта эксплуатации подобных объектов. На сегодняшний день описываемые функции не являются стандартами при проектировании инженерных систем и должны формулироваться дополнительно. У проектировщиков, которые много лет занимались «старообрядческой» проектной деятельностью, часто отсутствует опыт и компетенции, необходимые для интеграции современных решений.

Выделим некоторые перспективные тренды в развитии самого направления. Прежде всего, это продолжение уровня цифровизации, виртуализации – сегодня можно полностью отделить все сервисы офиса от аппаратных платформ. Разворачивание подобных решений при переезде займет минимум времени, а резервирование и отказоустойчивость всей инфраструктуры повышается в разы.

Продолжает развиваться направление утилизации всех без исключения ресурсов – в связи с этим развивается IoT-оборудование, позволяющее собирать разнообразные статистические данные. Происходит идеологический перелом, упор делается не на часы, проведенные в офисе и потраченные на задачу, а на конкретные решения, пользу для бизнеса.

Развивается направление работ в небольших, но эффективных группах, создаваемых временно для решений конкретных проблем, зачастую параллельно с иными задачами по основной деятельности. Группы способны сами подстраиваться под требования проблемы, подбирать для себя оптимальную сложность, работать спринтами, использовать современные методологии.

Описанный выше симбиоз людей, технологий и методологий вместе и образует то, что станет Smart Office — гибким, постоянно совершенствующимся бизнес-механизмом.

Источник: RWAY

← Вернуться назад