25.04.2019 Андрей Кротков: «FM-аудит как популярный метод оптимизации»

Сегодня в условиях непростой экономической ситуации владельцы недвижимости стараются сокращать расходы, в том числе на эксплуатацию зданий. И на помощь приходит профессиональная управляющая компания, которая способна уменьшить подобные траты, благодаря услуге FM-аудита.

Собственники коммерческой недвижимости оптимизируют затраты на обслуживание зданий, что приводит к росту спроса на услуги FM-операторов. При этом за последний год с увеличением количества запросов меняется и их специфика. Например, заметно вырос спрос на FM-консалтинг и технический аудит. Также увеличилось число объектов, на которых используется плановое выездное сервисное обслуживание и услуги мобильных бригад для реагирования на аварийные ситуации. Тенденция отказа от постоянного присутствия на объектах персонала FM-операторов набирает все большие обороты. Продолжает развиваться и тренд перехода на удаленный мониторинг работы оборудования.   

В то же время заказчики ужесточают KPI, развивают системы штрафов. Тендерные процедуры становятся более тщательными — оцениваются не только стоимостные показатели коммерческих предложений управляющих компаний, но и опыт на рынке, степень отлаженности бизнес-процессов, наличие внутренних регламентов и стандартов, репутация компании.

На фоне этих тенденций FM-аудит превращается в одну из самых востребованных услуг. Чаще всего он включает экспертизу административных расходов: затрат на персонал, клининг, охрану, коммунальные ресурсы и техническую эксплуатацию объекта. Именно в этих вопросах собственникам особенно необходима профессиональная оценка и конкретные рекомендации, чтобы экономия получилась максимальной.

В первую очередь уменьшение затрат собственников на эксплуатацию и обслуживание здания можно достичь за счет сокращения расходов на персонал. Содержать отдельный штат разнопрофильных, но при этом высокооплачиваемых специалистов, а также самостоятельно закупать оборудование — невыгодно. FM-аудит позволяет выявить, какие именно службы целесообразно перевести на аутсорсинг или «удаленный» режим.

В клининге аудит также позволяет добиться серьезной экономии. Уменьшение затрат происходит, например, за счет замены применяемых чистящих средств и расходных материалов для санитарных зон на менее дорогие, изменений сервис-плана и переработки технологических карт.

Еще один действенный способ снижения расходов, реализуемый по итогам FM-аудитов — повышение энергоэффективности здания.

При качественном энергоаудите и следовании рекомендациям УК можно сократить расходы от 20% (для зданий, возведенных с использованием современного оборудования и технологий строительства) до 60% (для объектов, возведенных без использования энергосберегающих технологий). 

FM-аудит в различных видах коммерческой недвижимости

FM-аудит индивидуален для каждого конкретного здания — всё зависит от размеров объекта и его назначения, насыщенности инженерным оборудованием, возраста, локации и многого другого. Также обязательно учитываются такие характеристики как величина дебиторской задолженности, уровень ставки аренды, коэффициент арендопригодных площадей, количество долгосрочных контрактов с арендаторами, ставка эксплуатационных расходов и другие параметры.

Эти критерии применяются для любого объекта коммерческой недвижимости, но есть и специальные — для каждого отдельного типа.

При оценке эффективности управления в торговом центре добавляются показатели проходимости объекта, оборота продаж, выручки с квадратного метра торговой площади, среднего чека, процента от товарооборота и выручки, а также маркетинговый сбор.

Задачи FМ-аудита в офисной недвижимости сильно зависят от состояния данного сегмента рынка. Например, в сегодняшней ситуации, когда количество свободных помещений в БЦ продолжает увеличиваться, собственникам важно как удерживать имеющихся арендаторов, так и привлекать новых. Один из успешных методов повышения лояльности — автоматизирование процесса подачи онлайн-заявок на услуги или устранение неполадок, где возможен контроль статуса заявки, ее анализ и сбор сводных данных по всем запросам за определенный период.

При управлении складскими комплексами ключевой особенностью являются большие площади, требующие серьезных энергетических затрат. И здесь FM-аудит подскажет выход. К примеру, традиционная трубопроводная система отопления в данном случае не обнаруживает достаточной эффективности. Зачастую наиболее выгодным оказывается использование подвесных газовых обогревателей воздуха.

Вторая задача экономии в складских комплексах, после внедрения более экономичной системы отопления, — поддержание температурного режима. Эта проблема решается с помощью тепловых завес в местах приема грузов и вновь посредством установки подвесных газовых обогревателей. 

FM-аудит для собственников и арендаторов коммерческой недвижимости

Подход к FM-аудиту может отличаться в зависимости от того, на кого он рассчитан — на собственников зданий или на арендаторов. Для девелоперов актуальны оптимизация административных расходов, стоимость работы персонала, расходы на охрану и клининг.

При этом многие участники рынка ошибочно полагают, что большую экономию обеспечивает сокращение зарплатного фонда. Однако при уменьшении зарплаты компании лишаются своих сотрудников, а в наше время уже ни для кого не секрет, что высокое качество — краеугольный камень при достижении успеха в любом деле. Уменьшая оплату труда специалистов или сокращая штат, работодатели снижают качество оказываемых ими услуг. Гораздо целесообразнее перевести часть персонала на аутсорсинг (те же дежурные службы), а часть регламентного обслуживания передать профессиональной УК.

Также для девелоперов большое значение имеют оборудование и технологии, которые применяются на объекте. К примеру, использование альтернативы механической прочистке вентиляции — очищение сухим льдом, а также водоподготовка без химических препаратов, но с применением акустической электромагнитной системы.

Среди арендаторов в подобном аудите особенно заинтересованы те, которые имеют долгосрочные договоры аренды. Как правило, независимую проверку расходов на FM-услуги регулярно инициируют зарубежные компании, для которых это стандартная практика, либо крупнейшие российские компании, а также сетевые ритейлеры.

Примечательно, что в последнее время из-за кризиса запросы на FM-аудит для арендаторов стали поступать и от «средних» игроков рынка, имеющих долгосрочные договоры и желающих начать экономить.

FM-операторы помогают арендаторам определять оптимальный размер ставки эксплуатации. Для этого тщательно анализируется структура расходов владельца на содержание технических служб, службы клининга, охраны, а также расходы на электроэнергию и коммунальные платежи и т.д.

Чем больше услуг передается собственником объекта на аутсорсинг и чем прозрачнее отношения между УК и владельцем объекта, тем проще арендатору оценить соответствие эксплуатационных расходов среднерыночному уровню. Открытость достигается тогда, когда УК работает по бюджету open book: все расходы подробно расшифровываются и обосновываются постатейно. Когда владелец управляет объектом самостоятельно, у арендаторов, как правило, возникает к нему гораздо больше вопросов, в том числе из-за частой закрытости сведений. 

На этапе «заселения» БЦ помощь FM-компании существенно помогают всем участникам процесса. Перед сделкой купли-продажи FM-оператор помогает как собственнику (он может максимально увеличить стоимость объекта), так и покупателю (упрощает процесс оценки объекта с точки зрения эксплуатационных расходов).

Работа FM-оператора на различных этапах жизни здания

Видоизменяется FM-аудит и в зависимости от жизненного цикла здания. Причем задумываться о его проведении необходимо еще до «рождения» объекта.

Создание эффективной концепции будущего строения и максимально подробное прогнозирование доходной части позволит в будущем максимально быстро и гибко взаимодействовать с арендаторами и потенциальными инвесторами, эффективно и экономно эксплуатировать объект, тратить минимальное количество средств на его содержание. 

На этапе проектирования объекта УК, в рамках FM-аудита, должна подготовить техническое задание, обнаружить и устранить «слабые места» объекта в части его эксплуатации, помочь согласовать исходно-разрешительную документацию. Даже если собственник в будущем планирует самостоятельное управление объектом, не лишним будет привлечение технического консультанта на этапе строительных работ, проведения инженерных систем и во время приемки объекта: эксперты проверят, все ли работы выполнены надлежащим образом, полностью ли объект готов к вводу и не возникнет ли проблем при его последующем обслуживании.  Также в ходе подобного аудита УК обычно подсказывает, как не переплатить за оборудование и строительные материалы, и как в дальнейшем скорректировать стоимость эксплуатации. 

На этапе строительства объекта вносится множество изменений в проект, и требуемые согласования проводятся уже параллельно с возведением здания.  Отсюда — высокая вероятность изменений, которые будут вноситься по требованию надзорных органов. Таким образом, даже несущественные замены в оборудовании или материалах могут привести к серьезному увеличению стоимости будущей эксплуатации. Чтобы этого избежать, FM-консультант на этапе строительства может провести все необходимые расчеты и уберечь инвестора от дорогостоящих ошибок.

Понятно, что на других этапах у УК появляются другие задачи, связанные с поддержанием здания в хорошем состоянии.

Очевидно, насколько важно привлекать к работе профессиональные FM-компании, которые специализируются на управлении разнопрофильными объектами, имеют богатое портфолио и подтверждение профессионализма крупнейшими участниками рынка.

Девелоперы часто говорят, что относятся к своим объектам как к детям. Какой родитель не хочет для своего ребенка лучших учителей? Именно таким учителем и способен стать высокопрофессиональный FM-оператор.

Источник: Российский строительный комплекс

← Вернуться назад