09.09.2022 Андрей Кротков: О чем можно забыть, если на вас работает управляющая компания?

Выбор — нанимать управляющую компанию или нет — похож на организацию путешествия. Только опытные путешественники могут организовать свою поездку самостоятельно, и то, как правило, они изучают мнение экспертов по рынку. Новичкам же рекомендуется купить путевку в турагентстве и наслаждаться отдыхом не переживая, что все пойдет не по плану. Туроператоры ответят на все вопросы, дадут советы и подберут подходящий курорт. Также и с обслуживанием объектов недвижимости — иногда лучше довериться профессионалам.

Проблемы, о которых забудут арендаторы

Собственники компаний занимаются развитием бизнеса, они постоянно участвуют в различных проектах, встречах и конференциях. Сферой их бизнес-интересов могут быть торговля, инвестиции, юридические или IT-услуги. Однако, в определённый момент накапливается много хозяйственных вопросов, которые отвлекают от основной деятельности: в переговорной душно, потому что никто не напомнил о договоре на ТО холодильного оборудования, или мусор вовремя не вынесли, потому что уборщица, работающая по договору, заболела и не пришла. А ведь есть еще узкоспециализированные хозяйственные вопросы и требования законодательства, нарушения которых будут выявлены только при проверках государственными органами или при наступлении нештатной ситуации, за которыми последует административное наказание или даже закрытие предприятия.

К тому же, если компания арендует лишь часть здания или отдельное помещение, то даже несмотря на отсутствия в зоне ответственности арендатора основного инженерного оборудования: центрального теплового пункта (ЦТП), чиллеров, вводно-распределительного устройства (ВРУ), главного распределительного щита (ГРЩ) и пр. — остаётся много локального оборудования, которое всё равно требует обязательного регулярного обслуживания и контроля работы. Это, например, фанкойлы (устройства для охлаждения или нагрева воздуха), поэтажные электрические щиты, газовые системы пожаротушения серверных, прецизионные кондиционеры и клапаны дымоудаления. При этом небольшие объёмы такого оборудования на арендуемых площадях экономически не позволяют содержать собственных специалистов по различным инженерным системам.

Что делать?

Один из вариантов решения — нанять квалифицированного специалиста, который будет самостоятельно заниматься эксплуатацией оборудования и хозяйственной деятельностью. Это обойдется компании довольно дешево, но качество обслуживания будет соответствовать уровню квалификации этого сотрудника. Время от времени будут возникать проблемы, которые придется решать точечным привлечением специализированных организаций. Хорошо, если такой сотрудник сам выявил проблему, обосновал риски и предложил эффективное решение, но бывает проблему находят поздно — во время аварии или проверки. Тогда уже приходится искать средства на покрытие убытков или оплату штрафов, так как собственному сотруднику материальные претензии предъявить практически невозможно.

Кроме того, если брать себе в штат специалистов по обслуживанию инженерных систем или уборке, то сразу же возникают дополнительные непрофильные задачи и затраты: подбор и оформление такого технического персонала, ведение документации по охране труда и пожарной безопасности, разработка регламентов техобслуживания и сервис-плана по уборке, оплата счетов на запчасти или материалы для санузлов и подписание закрывающих документов. Очевидно, что профильные бизнес-процессы, например, в торговой компании, от этого пострадают.

Второй вариант — привлечь специализированную управляющую компанию, которая возьмет на себя организацию и исполнение хозяйственных задач.

Для профессиональных УК решение эксплуатационных вопросов — основное направление развития и деятельности. Они находят оптимальные решения задач, имеют большой опыт и сформированный кадровый состав. Решив сложную задачу на одном проекте, специалисты УК сразу учитывают такие особенности на других, за счет чего повышается качество услуг и снижается стоимость. Управляющие компании оперативно предоставляют замену персонала на случай отпуска или болезни, грамотно формируют регламенты обслуживания оборудования, контролируют его, чем обеспечивают бесперебойность работы инженерных систем. Сбалансированный сервис-план позволяет организовать оптимальные схемы качественной уборки при минимальных ресурсах.

С точки зрения ответственности и финансовых рисков, большинство из них перейдут в УК, но главное зафиксировать это в договоре. Например, если произошла авария, то вопросы убытков или повреждения помещений решают УК, деятельность которых застрахована, и они обязаны покрыть материальный ущерб. Таким образом, УК снимают с заказчика непрофильные вопросы, связанные с эксплуатацией объекта недвижимости.

Сложности в работе с УК

Иногда могут возникнуть конфликты между собственниками и управляющей компанией. Чтобы их избежать необходимо на начальном этапе знать какие трудности могут возникнуть при работе с УК.

Долгий процесс расторжения договора. Прекратить работу с управляющей компанией до истечения срока договора достаточно непросто и проблематично. Для этого необходимо направить в УК уведомление о расторжении сотрудничества, после чего специальная комиссия фиксирует все недостатки в ее работе и составляет акт, на основании которого можно направить претензию исполнителю и потребовать расторжения договора раньше положенных сроков. Расторгнуть договор с сотрудником из своего штата за некачественную работу проще.

Долгосрочные контракты и время на стабилизацию. При получении в управление новый объект УК необходимо около двух месяцев на мобилизацию — подбор постоянного штата сотрудников на объект, разработка графика работ и правил, а также сервисных карт для клининга. Следующий этап — когда разработанные графики внедряются в работу, выстраиваются бизнес-процессы, корректируются сервис-планы и налаживается коммуникация между управляющей компанией и заказчиком. В среднем этот этап занимает год, а на сложных или крупных проектах значительно больше. Поэтому УК стараются заключать договора минимум от 2 лет.

Преимущества работы с УК

При этом, правильный выбор УК позволит забыть о хозяйственных непрофильных вопросах и принесёт экономическую выгоду.

1. У арендатора появляется возможность сокращения расходов на ФОТ значительного количества непрофильных сотрудников в собственных административных и управленческих службах (HR, бухгалтерия, IT, закупка, хранение, снабжение и логистика, юридическое сопровождение), а значит и накладных расходов (соцвыплаты, оргтехника, проезд, связь, мебель, аренда). Также исключаются расходы на обязательное производственное обучение и аттестацию технических специалистов (лифты, электробезопасность, теплоустановки, промбезопасность, охрана труда и т.д.), потому что УК предоставляет уже подготовленный и квалифицированный персонал.

2. Арендатору не надо закупать дорогостоящее оборудование (тепловизоры, подъёмники, машинки для прочистки канализации и дренажных колодцев, диагностическое оборудование для слаботочных систем, поломоечные машинки, и т.д.), которое требуется только для проведения специализированных, эпизодических или сезонных работ. Причём это оборудование само ещё требует сопутствующих расходов (страховка, постановка на учёт, обслуживание).

3. Внешняя УК берёт на себя риски общения с контрольно-надзорными органами (Миграционная служба, МЧС, Ростехнадзор, СЭС, АТИ, Трудовая инспекция, Энергонадзор и т.д.) что значительно защищает арендатора и сокращает его непредвиденные расходы на эти цели.

4. Многие УК сегодня имеют собственные специализированные приложения для смартфонов, через которые можно решить большинство вопросов, что значительно повышает эффективность обслуживания.

5. Выполнение сложных задач «под ключ». Если нужно выполнить разнотипную работу, например, ремонт офиса, то арендатор заключает договор с одной управляющей компанией, которая уже будет искать проектировщиков, поставщиков оборудования, подрядчиков, монтажников и нести за них ответственность. Таким образом, риски передаются в УК.

Иногда здание уже находится в обслуживании специалистов какой-то УК, при этом у неё еще могут быть заключены отдельные договоры с несколькими арендаторами. За счёт такой синергии заказчики получают недорогую, но качественную услугу. Кроме того, часто инженерные системы арендаторов зависят от основных систем здания, соответственно УК проще организовать работу оборудования арендаторов во взаимосвязи с обслуживанием основных систем.

Источник: Arendator.ru

← Вернуться назад