18.08.2017 Работа с медиахолдингами: тонкости обслуживания и управления объектом

Журналистика часто входит в рейтинг самых стрессовых профессий, а типичный день представителя СМИ, как правило, динамичен и непредсказуем. Ненормированный график, ночная работа, срочные задания и оперативные репортажи — рутина работников крупных медиа. Очевидно, что подобные особенности должны учитываться при организации рабочего места журналиста, а тонкости обслуживания и управления офисом медиахолдинга заслуживают отдельной статьи.

Среди клиентов Zeppelin — cразу несколько медиакомпаний: УК обслуживает штаб-квартиры НТВ, русской службы BBC, Russia Today, "Матч ТВ" и холдинга "Газпром-медиа". За годы сотрудничества эксперты смогли выработать определенные правила и принципы, которыми всегда руководствуются в работе с такими компаниями.

Своевременный аудит

Аварии, ЧП, cбои в работе инженерных систем, а также последующий незапланированный ремонт — ситуации, с которыми не хочет сталкиваться ни один владелец недвижимости или арендатор. Если же говорить об офисах медиахолдингов, то подобные происшествия могут существенно замедлить или полностью остановить работу целого телеканала или интернет-ресурса.

Решением, которое предотвратит такие ситуации, может стать эксплуатационное обследование здания. Особенно важно провести такой аудит, когда медиакомпания только въезжает в новое здание или приобретает недвижимость. Обследование позволит выявить, насколько серьезно инфраструктура объекта подверглась влиянию людей, окружающей среды и техногенным воздействиям, к каким последствиям это привело, каков ресурс инженерных систем, качественно ли организована текущая эксплуатация. Полученные результаты помогут выявить и исправить существующие проблемы, определить оборудование, срок эксплуатации которого уже требует повышенного внимания, выработать план действий по поддержанию и улучшению состояния здания. Кроме того, УК, как правило, берет на себя задачу по отслеживанию выполнения гарантийных обязательств подрядчиками и поставщиками оборудования. Такая практика помогает максимально снизить риски появления чрезвычайных ситуаций.

Бесперебойная работа

Кроме обеспечения бесперебойной работы инженерии и поддержания чистоты общих зон, для функционирования любого офисного здания необходимо организовать работу таких дополнительных сервисов и услуг, как прием и оформление посетителей (ресепшен), обеспечение переговоров и конференций (конференц-сервис), обслуживание кофе-пойнтов и мини-кухонь. Работа медиахолдингов, как правило, не прекращается ни на час, а потому все эти услуги необходимо предоставлять круглосуточно. Для такого сервиса требуется грамотный менеджмент и опытный, подготовленный персонал.

Как правило, с заказчиком дополнительно обговаривается чек-лист, по которому производятся самые ранние утренние обходы. В 6-7 часов утра специалист УК уже проверяет ключевые для клиента зоны и сервисы, от которых зависит успех целого дня.

Не менее важна оперативность в реагировании на чрезвычайные ситуации. Обеспечить такие условия позволит умелое администрирование, а также создание специальных ресурсов, например, системы HelpDesk на платформе специализированного программного обеспечения и бригады хаус-мастеров, которые смогут быстро исправить возникшую проблему.

Перебои в подаче электроэнергии — одна из самых затратных поломок на телестудии. Потому, помимо детального подхода к постоянному анализу исправности оборудования, мы всегда практикуем заблаговременную отработку вариантов оперативной подачи внешних источников энергии. Системы вентиляции и кондиционирования имеют несколько иную, более имиджевую значимость: и особые гости, и работники студии, появляющиеся в эфире, должны выглядеть идеально, излишняя жара никому не нужна.

Так можно сказать практически про все инженерные системы здания. А вывод один: чем незаметнее, но при этом безаварийно функционирует инженерия объекта, тем лучше работает эксплуатирующая компания.

Особая важность

Медиахолдинги всегда ассоциируются со значимыми персонами, политическими лидерами, звездами, бизнесменами. И не только ассоциируются, но и приглашают их к себе на съемки или на переговоры. Поэтому персонал управляющей компании на таком объекте должен быть особым образом проинструктированы на предмет того, как общаться или отвечать на вопросы VIP-гостей.

Где есть особые посетители — есть и особые помещения, а значит, особые пути к ним. Как правило, медиа-компании всегда держат наготове VIP-лифт, который может забрать значимую персону с самой парковки и доставить непосредственно к нужному кабинету, без блужданий по этажам и лишней публичности. Такие лифты должны быть исправны более чем на 100%, идеально чисты и быстры. Малейшие поломки устраняются моментально, запас ЗИП находится непосредственно на объекте, а использование деталей и узлов с истекшим сроком годности недопустимо в принципе.

Но важные персоны есть не только в ряду гостей медиакомпаний. Руководство таких структур также, безусловно, не должно испытывать ни малейших неудобств от эксплуатирующей компании. Потому все ремонтные, плановые, восстановительные работы в зонах топ-менеджмента проводятся только во время его непродолжительных отпусков и выходных. Ну и, конечно, в таких условиях всегда присутствует повышенное внимание к превентивным мерам эксплуатации оборудования: это как раз тот случай, когда аварии просто необходимо предвидеть. Для этого эксперты делают регулярный анализ состояния систем, которые могут повлиять на качество эксплуатации кабинета.

Чистота и порядок

Поддержание чистоты в крупном офисе с большим количеством сотрудников – непростая задача, особенно если речь идет о круглосуточном режиме работы здания. В комплекс услуг по клинингу обычно входит химчистка ковролина и мебели, вывоз и утилизация ТБО (КГМ, снега), обеспечение расходными материалами туалетных комнат и мини-кухонь. При этом работы должны проходить максимально незаметно, чтобы не нарушать функционирование самого медиа-ресурса. Организация и поддержание сервиса на таком уровне под силу только по-настоящему опытным компаниям.

В то же время нельзя забывать, что у каждого СМИ есть свои "фишки". К примеру, в одном холдинге собственник захотел, чтобы каждого гостя на выходе из лифта встречал коврик с указанием дня недели. Такое условие могло бы стать проблемой для недобросовестной управляющей компании, которая не регулярно производит замену. Но нам удалось без особых проблем реализовать такое пожелание.

Безопасность

Безопасности журналистов всегда уделяется особое внимание: проблема обсуждается на государственном уровне, создаются специальные комитеты, вносятся поправки к законам. На практике специальные меры должны быть учтены и при организации работы здания медиахолдинга. Чтобы поддерживать максимальную безопасность объекта необходимо разработать четкий свод пропускного и внутриобъектного режима, подобрать опытный персонал, провести обучение и обеспечить систематический инструктаж.

Высокая социальная значимость и вовлеченность СМИ в общественные процессы заставляют постоянно помнить о возможных угрозах. Это требует постоянной полной готовности к реакции в случае непредвиденной ситуации. К примеру, на объекте, принадлежащем "Газпром-медиа", мы буквально месяц назад проводили одну из регулярных противопожарных тренировок. Совместно с собственником периодически тестируем систему эвакуации гостей и работников офисов, работу технических средств оповещения, систем защиты.

Генеральный директор и партнер Zeppelin Андрей Кротков

Источник: Arendator.ru

← Вернуться назад